Databehandleravtale
Utkast – teksten må kvalitetssikres før den tas i bruk.
Denne avtalen er inngått etter personvernforordningen artikkel 28, mellom kunden som bruker Felly (behandlingsansvarlig) og IT Norge Consult AS, org.nr. 994 066 919 (databehandler). Avtalen gjelder så lenge kunden bruker Felly.
1. Formål
Databehandleren behandler personopplysninger på vegne av kunden for å levere Felly: styremøter, årsmøter, dugnad, kunngjøringer, dokumenter, økonomi og de andre modulene kunden har slått på.
2. Hvem og hvilke opplysninger
Registrerte: styremedlemmer, ansatte, foreldre/medlemmer og andre kunden inviterer.
Opplysninger: navn, e-postadresse, telefonnummer, rolle og gruppetilhørighet, påmeldinger og svar, møtedokumenter, protokoller og vedtak, signeringslogg, dokumenter og økonomidokumenter som kunden laster opp, samt tekniske logger.
Felly er ikke laget for særlige kategorier av personopplysninger (artikkel 9). Kunden skal ikke legge inn slike opplysninger med mindre det er avtalt særskilt.
3. Databehandlerens plikter
- Behandle opplysningene bare etter kundens dokumenterte instruks, slik den går fram av denne avtalen og kundens bruk av Felly.
- Sørge for at alle som har tilgang til opplysningene, har taushetsplikt.
- Gjennomføre tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak etter artikkel 32, blant annet kryptert overføring og lagring, tilgangsstyring, logging og sikkerhetskopier.
- Hjelpe kunden med å oppfylle de registrertes rettigheter, og med vurderinger av personvernkonsekvenser når det er relevant.
- Varsle kunden uten ugrunnet opphold, og senest innen 36 timer, dersom det oppstår et brudd på personopplysningssikkerheten.
4. Underleverandører
Kunden gir generell tillatelse til at databehandleren bruker underleverandører. Disse brukes i dag:
- Brevo (Sendinblue SAS, Frankrike) – utsending av e-post og innloggingskoder.
- Serverleverandør i Norge – drift og lagring.
Databehandleren inngår databehandleravtaler med underleverandørene, og varsler kunden før nye underleverandører tas i bruk. Kunden kan protestere mot en ny underleverandør.
5. Overføring ut av EU/EØS
Opplysningene lagres og behandles innenfor EU/EØS. Overføring til land utenfor EU/EØS skjer ikke uten at kunden er varslet og det finnes et gyldig overføringsgrunnlag etter kapittel V i personvernforordningen.
6. Revisjon
Databehandleren skal gi kunden informasjonen som trengs for å vise at avtalen følges, og legge til rette for revisjoner. Kunden varsler revisjon minst 30 dager i forveien.
7. Når avtalen opphører
Når kunden slutter å bruke Felly, kan kunden eksportere alle data i 30 dager. Deretter sletter databehandleren opplysningene, også fra sikkerhetskopier, senest innen 90 dager, med mindre lov krever lagring.
8. Kontakt
Henvendelser om denne avtalen sendes til kontakt@felly.no.